數(shù)字檔案室的安全體系需要構(gòu)建其應(yīng)用系統(tǒng)的三員管理模式,也就是要清晰界定系統(tǒng)管理員、安全管理員以及安全審計員各自擔(dān)負(fù)的職責(zé),并且切實依據(jù)該制度執(zhí)行到位。與此同時,要依據(jù)三員管理模式,給數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)劃、落實完備的用戶權(quán)限分配與管控功能,以此確保數(shù)字檔案資源能安全地存儲、管理以及被利用。另外,數(shù)字檔案室的應(yīng)用系統(tǒng)得裝配正版殺毒軟件。要是情況需要,還可按需配備防火墻、用戶認(rèn)證、數(shù)字簽名、移動存儲介質(zhì)管理軟件、業(yè)務(wù)審計軟件等用于安全管理的工具,以此維護(hù)系統(tǒng)安全,守護(hù)數(shù)字檔案資源。 從庫房提取需數(shù)字化加工檔案原件,寫出入庫登記表。檔案案卷量進(jìn)行劃分,妥善存放以確保紙質(zhì)檔案的安全。公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
電子書資料
“電子書資料”模塊用于對外展示單位的電子書,包含:年鑒、志書、檔案展報、期刊雜志等任何形式的出版物。電子書顯示完全復(fù)制實體紙質(zhì)書排版以及格式,手動觸摸手機(jī)屏或者終端大屏即可實現(xiàn)翻頁效果,增強(qiáng)了用戶閱讀體驗。
圖文資料
“圖文資料”模塊用于展示單位的圖片信息。包含:歷史圖片、畫冊、海報、宣傳頁等圖片信息,展示圖片的同時還支持為圖片配上對應(yīng)的文字說明,便于閱覽者瀏覽和理解。
音視頻資料
“音視頻資料”用于對外展示單位的多媒體音視頻等信息。系統(tǒng)內(nèi)嵌音視頻播放插件,可直接在手機(jī)端或終端設(shè)備上在線播放,可靈活控制播放音量、顯示大小、暫??爝M(jìn)等操作。
專題
“專題”模塊用于展示單位的專題信息。由圖片,電子書、音視頻等單一材料經(jīng)過后臺編研形成專題發(fā)布至前臺,專題材料在瀏覽時系統(tǒng)默認(rèn)資料時間從前到后瀏覽,以時間軸的方式顯示在展示端形象生動,有利于閱讀者理解專題信息追溯整個專題歷史。
搜索
“搜索”模塊主要方便閱讀者通過手機(jī)端或者終端設(shè)備快速檢索需要查看的信息,檢索范圍包含管理庫全庫資料信息。搜索結(jié)果出來后會自動按照類型分類方便檢索查看。 陜西公司數(shù)字檔案合格數(shù)據(jù)需依數(shù)字化工作方案及時移交,并完成相應(yīng)的交接手續(xù)。
電子文件歸檔系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)自動檢測功能,可對各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接過來的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動檢測,包含完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性四個方面。篩選出不合規(guī)范的數(shù)據(jù),防止不滿足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔。同時支持對異常數(shù)據(jù)進(jìn)行在線修正,提高了檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)一致性。
電子文件歸檔系統(tǒng)配備專業(yè)的售后服務(wù)團(tuán)隊,支持通過遠(yuǎn)程服務(wù)以及現(xiàn)場服務(wù)的方式協(xié)助用戶使用產(chǎn)品、培訓(xùn)產(chǎn)品,為用戶提供專業(yè)的售后保障。
檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)有著即時推送消息的設(shè)置,能讓用戶隨時知曉業(yè)務(wù)的進(jìn)程,方便取用數(shù)字檔案。系統(tǒng)推送的消息,會依據(jù)各個業(yè)務(wù)當(dāng)下處于的階段以及狀態(tài)的更迭,即刻給出回應(yīng),好讓用戶及時明晰業(yè)務(wù)的近況。說到可信驗證,它有防止他人不認(rèn)賬、杜絕文件被私自改動的作用,能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無實際效用。檔案館負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)的人員,把申辦結(jié)果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后,發(fā)給用戶前臺,用戶便可利用平臺專設(shè)的可信驗證入口,針對已簽字的電子文件展開線上核對,查看是不是由檔案館機(jī)構(gòu)所簽、簽字時間為何時,還有文件有沒有被改動,由此判定電子文件的真實性與合法性。并且,這種驗證形式和上海市“一網(wǎng)通辦”平臺的驗證途徑、結(jié)果都是一樣的,能讓用戶安心享用檔案服務(wù)。 管理工作的目的在于保障檔案安全,提升數(shù)字化成果質(zhì)量,并提高工作效率。
數(shù)字檔案如何確保管理的有效性和高效性?
一、確保管理有效性的措施
1、加強(qiáng)電子文件積累與歸檔:加強(qiáng)對本單位電子文件的積累、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督與指導(dǎo),確保各部門產(chǎn)生的有保存價值的電子文件齊全、完整、有效。建立健全電子文件歸檔制度,明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求等,確保電子文件按時、按質(zhì)、按量歸檔。
2、完善數(shù)字檔案存儲體系:利用大容量存儲介質(zhì),如硬盤、云存儲等,建立安全可靠的數(shù)字檔案存儲體系。對存儲的數(shù)字檔案進(jìn)行定期備份,確保數(shù)據(jù)安全。
3、強(qiáng)化數(shù)字檔案業(yè)務(wù)管理:建立健全數(shù)字檔案業(yè)務(wù)管理制度,包括數(shù)字檔案的收集、整理、分類、編目、鑒定、保管、檢索、利用等各個環(huán)節(jié)的管理規(guī)定。加強(qiáng)數(shù)字檔案業(yè)務(wù)流程的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè),提高工作效率。
4、保障數(shù)字檔案信息安全:采取有效的安全防護(hù)措施,如安裝殺毒軟件、設(shè)置防火墻、限制訪問權(quán)限等,防止數(shù)字檔案被非法訪問、篡改或刪除。定期對數(shù)字檔案進(jìn)行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。 驗收需確認(rèn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像掛接的準(zhǔn)確性。陜西公司數(shù)字檔案
根據(jù)檔案入庫規(guī)定處理并清點紙質(zhì)檔案,同時完成檔案入庫的相關(guān)手續(xù)。公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)
數(shù)字檔案室應(yīng)用系統(tǒng)宛如一位智能管家,打理電子文件事務(wù)。它具備多元接收采集模式,在線離線隨心切換,自動、半自動靈活運(yùn)用,精細(xì)捕獲不同環(huán)境產(chǎn)出且整理完畢的各門類電子文件及其元數(shù)據(jù)。系統(tǒng)還會細(xì)致登記歸檔電子文件,借助計算機(jī)文件名、元數(shù)據(jù)等關(guān)鍵“紐帶”,搭建起二者穩(wěn)固關(guān)聯(lián),讓檔案查詢、調(diào)用有跡可循。聚焦文書類電子文件,接收采集盡顯。辦公自動化等業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的文書類電子文件及其元數(shù)據(jù),系統(tǒng)能自動識別、接收并登記在冊。同時,各職能部門散落的非公文類電子文件也難逃它的“法眼”,統(tǒng)統(tǒng)被采集而來,按類有序存放電子文件及其組件,保證同一事由的往來文件完整無缺、相互呼應(yīng),為后續(xù)檔案利用夯實基礎(chǔ),極大提升檔案管理效能。 公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)