山東學(xué)校數(shù)字檔案館

電子文件歸檔具有四性檢測(cè)功能?？蓪?duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接過(guò)來(lái)的數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，包含完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性四個(gè)方面，篩選出不合規(guī)范的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)，防止不滿(mǎn)足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔。四性檢測(cè)包括：準(zhǔn)確性檢測(cè)，檢測(cè)元數(shù)據(jù)枚舉值、數(shù)據(jù)格式以及案卷數(shù)與實(shí)際卷內(nèi)數(shù)量是否一致；完整性檢測(cè)，檢測(cè)元數(shù)據(jù)必填項(xiàng)、電子文件是否缺失；可用性檢測(cè)，檢測(cè)電子文件是否能被正常打開(kāi)以及預(yù)覽。安全性檢測(cè)，檢測(cè)系統(tǒng)是否存在惡意代碼以及是否被非法訪(fǎng)問(wèn)。

電子文件歸檔系統(tǒng)對(duì)不同組織形式（有卷、無(wú)卷）檔案分庫(kù)、不同信息形態(tài)（文字、圖片、影像、錄音)檔案同庫(kù)的數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)方案及其配套的檔案著錄格式，數(shù)字檔案處理技術(shù)，較好地解決了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中電子文件、實(shí)體文件并列運(yùn)行階段的文件歸檔管理及多媒體檔案信息的綜合管理。電子文件歸檔系統(tǒng)根據(jù)規(guī)則配置。設(shè)有數(shù)據(jù)通道，系統(tǒng)支持自定義配置數(shù)據(jù)來(lái)源系統(tǒng)名稱(chēng)、數(shù)據(jù)接收門(mén)類(lèi)代號(hào)，從而自定義創(chuàng)建數(shù)據(jù)通道。具有映射規(guī)則，系統(tǒng)支持元數(shù)據(jù)映射規(guī)則配置，對(duì)來(lái)源系統(tǒng)字段英文名稱(chēng)、來(lái)源系統(tǒng)字段中文名稱(chēng)、映射的綜合檔案系統(tǒng)字段進(jìn)行自定義配置。 豐富的館藏資源是提升服務(wù)能力的基礎(chǔ)，能支持開(kāi)展多樣服務(wù)，增強(qiáng)服務(wù)能力。山東學(xué)校數(shù)字檔案館

    數(shù)字檔案室的數(shù)字檔案資源范疇頗為***，既囊括文書(shū)、聲像（照片、錄像）、科技等諸多門(mén)類(lèi)的電子檔案，又包含傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字副本以及各類(lèi)數(shù)字資料。倘若各方面條件足夠成熟，像公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)等門(mén)類(lèi)的電子檔案，同樣應(yīng)當(dāng)列為數(shù)字檔案資源建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容。數(shù)字檔案資源建設(shè)有著明確且關(guān)鍵的基本要求，那便是要做到齊全完整、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。所謂齊全完整性要求，一方面體現(xiàn)為歸檔保存的數(shù)字檔案資源門(mén)類(lèi)必須一應(yīng)俱全、毫無(wú)缺失，各個(gè)門(mén)類(lèi)下的電子檔案或者數(shù)字副本也得完整無(wú)缺，如此才能系統(tǒng)且***地反映本單位履行主要職責(zé)的全過(guò)程；另一方面，針對(duì)同一事由的往來(lái)文件以及文件的各個(gè)組件都要齊全完備，確保文件之間原本存在的有機(jī)聯(lián)系不被破壞，得以完好保存。此外，各門(mén)類(lèi)電子檔案的內(nèi)容信息要維持在原始狀態(tài)，其基本元數(shù)據(jù)同樣要齊全完整，為后續(xù)檔案的利用、研究等工作筑牢根基。湖北公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)“全部掃描”重點(diǎn)在于“確定掃描頁(yè)”，旨在保證檔案完整，并防止對(duì)紙質(zhì)檔案重復(fù)掃描。

電子文件歸檔系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)自動(dòng)檢測(cè)功能，可對(duì)各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接過(guò)來(lái)的數(shù)字檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè)，包含完整性、準(zhǔn)確性、可用性、安全性四個(gè)方面。篩選出不合規(guī)范的數(shù)據(jù)，防止不滿(mǎn)足歸檔要求的數(shù)據(jù)進(jìn)入檔案系統(tǒng)歸檔。同時(shí)支持對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行在線(xiàn)修正，提高了檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)一致性。

電子文件歸檔系統(tǒng)配備專(zhuān)業(yè)的售后服務(wù)團(tuán)隊(duì)，支持通過(guò)遠(yuǎn)程服務(wù)以及現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的方式協(xié)助用戶(hù)使用產(chǎn)品、培訓(xùn)產(chǎn)品，為用戶(hù)提供專(zhuān)業(yè)的售后保障。

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書(shū)的功能。當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書(shū)在閱讀便利性、閱讀感受以及實(shí)際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書(shū)都有了長(zhǎng)足進(jìn)步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開(kāi)分析與處理，只需簡(jiǎn)單操作，就能一鍵生成電子書(shū)。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書(shū)目錄與實(shí)體書(shū)目錄對(duì)接，實(shí)體書(shū)的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機(jī)、終端顯示屏展示時(shí)，互動(dòng)效果良好，閱讀體驗(yàn)得以?xún)?yōu)化，頁(yè)面展示也更加美觀(guān)。云展管理系統(tǒng)還有售后團(tuán)隊(duì)提供支持。他們會(huì)通過(guò)遠(yuǎn)程線(xiàn)上協(xié)助或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)這兩種方式，幫助用戶(hù)熟悉產(chǎn)品使用方法，開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，讓用戶(hù)在使用產(chǎn)品時(shí)遇到的問(wèn)題能及時(shí)得到解決，使用起來(lái)更加順暢。 對(duì)于褶皺的檔案原件，要先進(jìn)行壓平或燙平處理。

    數(shù)字檔案室的鑒定處置功能至關(guān)重要。首先，它能夠***支持各類(lèi)檔案鑒定任務(wù)，像是檔案密級(jí)的調(diào)整、保管期限的更改，以及檔案續(xù)存、銷(xiāo)毀、移交等關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在實(shí)際操作中，既允許檔案管理人員依照書(shū)面鑒定報(bào)告，便捷地直接修改密級(jí)、保管期限等關(guān)鍵著錄字段，順暢執(zhí)行銷(xiāo)毀、移交等操作，以此完成檔案鑒定處置任務(wù)；又能依據(jù)現(xiàn)實(shí)需求靈活應(yīng)變，具備成熟的鑒定處置工作流功能。這意味著它可以有力支撐鑒定審批流程的精細(xì)配置實(shí)施，涵蓋從發(fā)起鑒定任務(wù)，到實(shí)施鑒定，再到審批鑒定意見(jiàn)，直至精細(xì)觸發(fā)處置功能等一系列連貫動(dòng)作。尤為關(guān)鍵的是，數(shù)字檔案室在檔案處理全程會(huì)嚴(yán)謹(jǐn)留存銷(xiāo)毀記錄，將銷(xiāo)毀授權(quán)信息、銷(xiāo)毀具體內(nèi)容、銷(xiāo)毀執(zhí)行人以及銷(xiāo)毀時(shí)間等關(guān)鍵要素?zé)o一遺漏地記錄在案。同時(shí)，還具備強(qiáng)大的生成能力，能夠產(chǎn)出完全符合《電子檔案移交與接收辦法》以及同級(jí)GJ綜合檔案館嚴(yán)格要求的電子檔案移交數(shù)據(jù)包，為檔案的規(guī)范管理、順暢流轉(zhuǎn)提供堅(jiān)實(shí)確保。 數(shù)字檔案，就是把紙質(zhì)檔案的內(nèi)容通過(guò)掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)換成電子文件，存儲(chǔ)在電腦里或者專(zhuān)門(mén)服務(wù)器內(nèi)。湖北公司數(shù)字檔案管理系統(tǒng)

數(shù)字檔案有助于保護(hù)紙質(zhì)檔案的原貌。紙質(zhì)檔案長(zhǎng)時(shí)間保存受潮、變黃損壞，而數(shù)字檔案則不受這些因素的影響。山東學(xué)校數(shù)字檔案館

    數(shù)字檔案室里，聲像類(lèi)電子文件的歸檔范圍，需參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T11821-2002）第四章，或是同級(jí)檔案行政管理單位的具體規(guī)定來(lái)操作。所收集、歸檔的聲像類(lèi)電子文件，得經(jīng)過(guò)仔細(xì)挑選與系統(tǒng)整理，要能夠系統(tǒng)、客觀(guān)地記錄下本單位的關(guān)鍵職能活動(dòng)，像歷次活動(dòng)的主要內(nèi)容、**人物、重點(diǎn)場(chǎng)景等，都要如實(shí)反映。按照客觀(guān)實(shí)際編輯而成的錄、音、錄像類(lèi)電子文件，符合條件的可以收集、歸檔。聲像類(lèi)電子檔案必須主題突出，影像畫(huà)面與語(yǔ)音都得清晰，人物形象要端正。照片類(lèi)電子檔案要以TIFF、JPEG格式存儲(chǔ)，其可交換圖像文件（EXIF）信息要完整保留，像素?cái)?shù)不能低于300萬(wàn)；重要或珍貴的錄、音類(lèi)電子檔案用WAV格式保存，其余的以MP3格式保存，音頻采樣率不低于；錄像類(lèi)電子檔案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。 山東學(xué)校數(shù)字檔案館