陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館

    眾多高校檔案館與事業(yè)單位檔案館，已然成為面向教職工、學(xué)生等群體申辦檔案業(yè)務(wù)的關(guān)鍵窗口，每年都要給大批畢業(yè)生、教職工以及用人單位等個(gè)人或機(jī)構(gòu)，提供數(shù)字檔案相關(guān)的業(yè)務(wù)申辦服務(wù)。處于當(dāng)下信息化迅猛發(fā)展的階段，傳統(tǒng)依靠人工的業(yè)務(wù)申辦模式，問(wèn)題不斷涌現(xiàn)。對(duì)業(yè)務(wù)申請(qǐng)人來(lái)講，申辦一項(xiàng)業(yè)務(wù)常常得多次往返于檔案館，線下溝通耗費(fèi)的精力與成本頗高。站在檔案館業(yè)務(wù)申辦人員的角度，日常業(yè)務(wù)數(shù)量龐大，隨之產(chǎn)生的業(yè)務(wù)記錄錯(cuò)綜復(fù)雜，采用傳統(tǒng)的手工電話溝通、人工登記模式，辦事效率極其低下，況且業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)以及數(shù)字檔案在管理與統(tǒng)計(jì)上也困難重重。所以，構(gòu)建一個(gè)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程線上業(yè)務(wù)申請(qǐng)、審批與申辦的一站式檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用平臺(tái)，對(duì)于檔案館而言，意義重大，勢(shì)在必行，這既能方便申請(qǐng)人，又能提升檔案館的工作成效。 文書(shū)檔案：包含黨群、行政部門(mén)的文件，各職能部門(mén)的各種綜合管理材料等，反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館

    樣板檔案室構(gòu)建是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，涵蓋檔案管理制度的搭建、數(shù)字檔案資源的積累、基礎(chǔ)設(shè)施的打造以及應(yīng)用系統(tǒng)的創(chuàng)立，這需要單位里的檔案科室、信息化科室、業(yè)務(wù)科室以及保密科室攜手參與落實(shí)。一方面，要做到單位實(shí)體檔案管理的規(guī)范化，也就是制定規(guī)章制度，劃定實(shí)體檔案分類(lèi)、明確歸檔范疇與保管時(shí)長(zhǎng)，規(guī)定各類(lèi)檔案對(duì)應(yīng)的責(zé)任人、審批人，為檔案基礎(chǔ)資源的累積筑牢根基；另一方面，得完成現(xiàn)存實(shí)體檔案的收集、統(tǒng)一整理以及檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化；此外，還要達(dá)成新增檔案的網(wǎng)上立卷流程、借助辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）實(shí)現(xiàn)在線歸檔、網(wǎng)上審核、歸檔入庫(kù)、后續(xù)管理以及查詢(xún)利用，達(dá)成紙質(zhì)檔案與電子檔案同步歸檔的雙套制模式，以此推動(dòng)樣板檔案室穩(wěn)步建成。 陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館數(shù)字化存儲(chǔ)避免了紙質(zhì)檔案因火災(zāi)、蟲(chóng)害等造成的損失，同時(shí)通過(guò)異地備份和權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)安全。

系統(tǒng)流程

通過(guò)建設(shè)志書(shū)在線編纂管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動(dòng)態(tài)調(diào)用和服務(wù)功能的高度互聯(lián)互通，通過(guò)引入信息化編纂方式，提升數(shù)字方志信息化建設(shè)進(jìn)程，促進(jìn)方志文化發(fā)揮，提升方志工作的影響力，為地方志辦信息化建設(shè)總體目標(biāo)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，實(shí)現(xiàn)為本地區(qū)經(jīng)濟(jì)、文化建設(shè)提供服務(wù)的目標(biāo)。

功能介紹

通過(guò)建設(shè)“志書(shū)在線編纂管理系統(tǒng)”實(shí)現(xiàn)志書(shū)在線編纂管理一體化的目標(biāo)，提高志書(shū)編纂效率，規(guī)范志書(shū)編纂流程，系統(tǒng)支持對(duì)志書(shū)主編、副主編、責(zé)任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時(shí)在線編撰、修改、批注、任務(wù)分配、自動(dòng)合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項(xiàng)應(yīng)用，滿(mǎn)足用戶(hù)對(duì)志書(shū)的編輯管理、任務(wù)管理、目標(biāo)管理、過(guò)程管理、內(nèi)部評(píng)審等功能。

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)在線完成電子簽名，全程電子化，告別紙質(zhì)郵寄模式。辦理人員將辦理結(jié)果中的電子文件、數(shù)字檔案上傳完成后可在線完成蓋章簽署，支持自定義印章圖片，可同時(shí)對(duì)上傳文件的每一頁(yè)進(jìn)行批量蓋章簽署，支持同時(shí)加蓋多個(gè)印章。簽署完成前系統(tǒng)提供短信驗(yàn)證機(jī)制，驗(yàn)證操作人的身份，只有被正式授權(quán)過(guò)的辦理人員才可具備蓋章簽署權(quán)限。

完整的業(yè)務(wù)流程日志，實(shí)現(xiàn)對(duì)各環(huán)節(jié)、各用戶(hù)工作完美追溯。系統(tǒng)針對(duì)每條業(yè)務(wù)申請(qǐng)單，從用戶(hù)提交申請(qǐng)開(kāi)始到業(yè)務(wù)辦理結(jié)束，全程追蹤記錄該業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)操作詳情信息，實(shí)現(xiàn)管理者對(duì)業(yè)務(wù)的全程掌控，可稽可查。 高級(jí)檢索則提供更詳細(xì)的檢索條件，如時(shí)間范圍、文件類(lèi)型、責(zé)任人等，幫助用戶(hù)更精確地定位所需檔案。

云展管理系統(tǒng)具備生成電子書(shū)的功能。當(dāng)下，隨著互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展，電子書(shū)在閱讀便利性、閱讀感受以及實(shí)際使用上，相比傳統(tǒng)紙質(zhì)書(shū)都有了長(zhǎng)足進(jìn)步。它能夠?qū)?shù)字檔案的PDF源文件展開(kāi)分析與處理，只需簡(jiǎn)單操作，就能一鍵生成電子書(shū)。不僅如此，它還能提取PDF文檔里的結(jié)構(gòu)信息，使得電子書(shū)目錄與實(shí)體書(shū)目錄對(duì)接，實(shí)體書(shū)的排版、格式也能被原樣復(fù)制。利用手機(jī)、終端顯示屏展示時(shí)，互動(dòng)效果良好，閱讀體驗(yàn)得以?xún)?yōu)化，頁(yè)面展示也更加美觀。云展管理系統(tǒng)還有售后團(tuán)隊(duì)提供支持。他們會(huì)通過(guò)遠(yuǎn)程線上協(xié)助或者到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)這兩種方式，幫助用戶(hù)熟悉產(chǎn)品使用方法，開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，讓用戶(hù)在使用產(chǎn)品時(shí)遇到的問(wèn)題能及時(shí)得到解決，使用起來(lái)更加順暢。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果驗(yàn)收應(yīng)融合計(jì)算機(jī)自動(dòng)與人工雙重檢驗(yàn)方式。陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館

為畢業(yè)生提供電子成績(jī)單、學(xué)歷證明數(shù)字化憑證。用人單位可通過(guò)系統(tǒng)驗(yàn)證畢業(yè)生信息的真實(shí)性，提升服務(wù)效率。陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館

檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)有著即時(shí)推送消息的設(shè)置，能讓用戶(hù)隨時(shí)知曉業(yè)務(wù)的進(jìn)程，方便取用數(shù)字檔案。系統(tǒng)推送的消息，會(huì)依據(jù)各個(gè)業(yè)務(wù)當(dāng)下處于的階段以及狀態(tài)的更迭，即刻給出回應(yīng)，好讓用戶(hù)及時(shí)明晰業(yè)務(wù)的近況。說(shuō)到可信驗(yàn)證，它有防止他人不認(rèn)賬、杜絕文件被私自改動(dòng)的作用，能在線甄別電子簽名文件究竟是真還是假、有無(wú)實(shí)際效用。檔案館負(fù)責(zé)相關(guān)事務(wù)的人員，把申辦結(jié)果里的電子文件在線蓋好章、簽好字后，發(fā)給用戶(hù)前臺(tái)，用戶(hù)便可利用平臺(tái)專(zhuān)設(shè)的可信驗(yàn)證入口，針對(duì)已簽字的電子文件展開(kāi)線上核對(duì)，查看是不是由檔案館機(jī)構(gòu)所簽、簽字時(shí)間為何時(shí)，還有文件有沒(méi)有被改動(dòng)，由此判定電子文件的真實(shí)性與合法性。并且，這種驗(yàn)證形式和上海市“一網(wǎng)通辦”平臺(tái)的驗(yàn)證途徑、結(jié)果都是一樣的，能讓用戶(hù)安心享用檔案服務(wù)。 陜西事業(yè)單位數(shù)字檔案館